Plano de Ação

Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Não tem noção do número de tarefas que você tem para serem realizadas? Não sabe quais são mais urgentes? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações? Alcançar grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso, ou seja ter um Plano de Trabalho.

Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.

Além disso, se sua empresa vem buscando pela Excelência na Gestão Empresarial ou está no processo de implantação de um SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade Total), é quase impossível não falar sobre elaboração e acompanhamento de Planos de Ações.

O que é um Plano de Ação

Plano de Ação (também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Ele pode ser utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, desde simples atas de reuniões até tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas.

Esse documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um Plano de Ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:

Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
Lista de ações e atividades a serem executadas;
Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
Responsável pela execução de cada ação;
Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.

“O plano de ação precisa servir de base para a administração do tempo , que é o recurso mais escasso e mais valioso de um executivo. Numa organização seja ela órgão de poder público, empresa ou entidade sem fins lucrativos, a perda de tempo é inerente. Um plano de ação será inútil se não puder determinar de que forma o executivo usa o seu tempo”. Peter Drucker

Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto aos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática. A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.

A importância de definir um Plano de Trabalho

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, entre inúmeros outros usos.

E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos. Também permite deixar de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

Plano de Ação 5W2H: entendendo a metodologia 5W2H e a relação com Plano de Ação

Na Gestão Empresarial, para quase todo problema a ser resolvido, é provável que encontremos vários frameworks, metodologias e ferramentas. No caso do Plano de Ação 5W2H, não é diferente. Em uma rápida pesquisa no Google encontraremos desde metodologias mais simples, como listas de tarefas com prazos, chegando a modelos mais completos como o Kanban, o Scrum e o RICE.

Agora que você já entendeu como gerenciar atividades, o Plano de Ação 5w2h também é uma ferramenta extremamente simples e prática, que pode ser útil em inúmeros momentos e áreas de sua empresa, sendo utilizada desde o Planejamento Estratégico, Tático e Operacional, até mesmo para o planejamento e acompanhamento de pequenos projetos ou mesmo atividades rotineiras.

O termo pode parecer complicado a primeira vista, mas é muito simples e o que é melhor, muito lógico! A ferramenta nada mais é do que um checklist de atividades, prazos e responsabilidades que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência por todos os envolvidos em um projeto.

A sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

Os 5W:

What (o que será feito?)
Why (por que será feito?)
Where (onde será feito?)
When (quando será feito?)
Who (por quem será feito?)

Os 2H:

How (como será feito?)
How much (quanto vai custar?)

Ou seja, esta é uma metodologia cuja base é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer projeto ou planejamento. Com as respostas em mãos, você terá um mapa de atividades que vai ajudar a tornar a execução muito mais clara e efetiva.

4 aplicações dos Planos de Ações no planejamento e gestão

01 – Planejamento Estratégico, Tático e Operacional

Um dos usos mais comuns dos Planos de Atividades é para tirar o Planejamento Estratégico das empresas do papel. Ou seja, geralmente a ferramenta é utilizada para planejar e acompanhar implementações de ações estratégicas, podendo ser adicionados indicadores estratégicos de seu histórico e de seu progresso.

02 – Gestão de Projetos

O Plano de Ação é bastante utilizado também para acompanhar atividades de projetos de baixa complexidade, de preferência com atividades sequenciais, onde você precisa concluir uma para dar início a próxima. Para projetos mais complexos, o ideal é que o acompanhamento seja feito em uma ferramenta mais robusta com possibilidades de criação de cronogramas, para que seja possível o monitorar os indicadores do projeto.

03 – Atividades em Grupo/ Departamentos

O Plano de Ação serve, ainda, para monitorar e controlar as atividades que não fazem parte da rotina operacional. Neste sentido, podemos citar: novas iniciativas, melhorias, correções de problemas, etc. Para atividades rotineiras é aconselhável usar apenas um calendário ou um “to do list” (lista de tarefas).

Sendo assim, você pode lançar mão da utilização de Planos de Ações para planejar e acompanhar atividades de um grupo, time, equipe ou até mesmo de um departamento inteiro.

04 – Projeção e Análise de Cenários Orçamentários

Os Cenários são extremamente úteis e ajudam sua empresa a evitar riscos e até mesmo enxergar oportunidades escondidas.

Mas não basta apenas simular cenários, é preciso ter planos de ações mínimos para cada um deles. Ou seja, vamos supor que sua empresa fez várias Simulações de Cenários e após várias rodadas de discussão, elencou 3 deles:

Um Cenário Otimista
Um Cenário Realista
Um Cenário Pessimista

Pronto! É nesta hora que os Planos de Ação entram em cena! Para cada um destes cenários, é uma ótima prática deixar Planos de Ações previamente criados. Assim, se um dos cenários se concretizar, todos já sabem o que fazer.

Para saber mais, sugerimos bastante a leitura do post Análise de Cenários Orçamentários: como a Projeção de Cenários Econômicos e Financeiros pode ser um divisor de águas para sua empresa.

E para fechar, não se esqueça do PDCA

Caso você ainda não conheça, o PDCA (do inglês: PLAN – DO – CHECK – ACT) é um método iterativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos. É também conhecido como o círculo de Deming, ciclo de Shewhart ou ainda PDSA (plan-do-study-act).

O método é bem simples, e sua própria sigla nos ajuda a entende-lo:

P (PLAN) – Nesta primeira etapa é onde devemos planejar o trabalho a ser realizado através de um Plano de Ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do trabalho a ser feito;
D (DO) – Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação;
C (CHECK) – Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação;
A (ACT) – Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento).

Lembrando que o PDCA é um ciclo contínuo. As saídas do processo de PDCA retroalimentam o próprio processo, promovendo a melhoria contínua, conforme explicitado na imagem abaixo:

O que acontece na maior parte dos casos é que as empresa trabalham muito bem no PD (planejar e executar), mas geralmente as etapas CA (avaliar e corrigir) são negligenciadas. Todavia, é exatamente nestas etapas que estão a maior parte das oportunidades de aprendizado. Por meio da análise dos desvios (seja para melhor ou para pior) é possível descobrir formas de otimizar o processo de planejamento e execução dos Planos de Ações.